Najważniejsze zmiany przewidziane ustawą z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw wejdą w życie 8 lipca br. Dotyczą one decyzji o ustaleniu stosunku pracy, interpretacji indywidualnych, wyższych kar grzywien, kontroli zdalnych, wymiany danych pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową.
PRZEKSZTAŁCENIE UMÓW CYWILNOPRAWNYCH W UMOWY O PRACĘ
Istotą ostatniej nowelizacji jest wzmocnienie PIP i wyposażenie jej w dodatkowe uprawnienia polegające na wydawaniu w trybie administracyjnym decyzji przekształcających pozorne umowy cywilnoprawne – tj. zawierane na warunkach, które zgodnie z Kodeksem pracy stanowią stosunek pracy – w umowy o pracę. Cały proces przekształcania jest wieloetapowy. Pierwszym etapem kontroli PIP w przypadku dostrzeżenia naruszeń prawa jest wydanie polecenia usunięcia naruszeń w zakresie funkcjonowania umowy cywilnoprawnej albo zawarcia umowy o pracę.
Oznacza to, że inspektor wyznaczy termin na zawarcie umowy o pracę lub ustalenie faktycznych warunków współpracy w taki sposób, żeby były zgodne z prawem. Jeśli w toku kontroli polecenie zostanie wykonane, to sprawa zostanie zakończona. Choć pracodawca nie będzie miał obowiązku wykonania polecenia inspektora pracy, to jego wykonanie i zmiana kwestionowanej umowy w uzgodnieniu z zatrudnionym może stanowić najkorzystniejszy sposób zakończenia postępowania w sprawie przekształcenia umowy cywilnoprawnej w etat.
Jeżeli zaś polecenie nie zostanie wykonane, wtedy inspektor będzie mógł złożyć wniosek do okręgowego inspektora pracy o wszczęcie postępowania administracyjnego, którego efektem będzie wydanie decyzji przekształceniowej. Okręgowy inspektor pracy będzie mógł wydać decyzję o przekształceniu umowy wyłącznie w sytuacjach określonych prawem, po przeprowadzeniu kontroli i spełnieniu określonych warunków. Np. jeżeli osoba faktycznie świadczy pracę, ale ma umowę zlecenia,
to okręgowy inspektor będzie więc mógł zamienić tę umowę w umowę o pracę. PIP przygotowuje listę kontrolną pozwalającą łatwo zweryfikować, czy umowa cywilnoprawna jest zawarta prawidłowo, czy powinna zostać zmieniona w umowę o pracę.
Decyzja przekształcająca nieprawidłowo zawartą umowę cywilnoprawną w umowę o pracę będzie wywoływała skutki na przyszłość, a nie wstecz. Zarówno pracodawca, jak i pracownik będą mogli odwołać się od tej decyzji do sądu pracy, co wstrzyma jej wykonanie do momentu rozpatrzenia odwołania przez sąd pracy, chyba że decyzji zostanie nadany rygor natychmiastowej wykonalności. W razie odwołania sąd będzie mógł udzielić zabezpieczenia, co zapewni ochronę przed zwolnieniem lub rozwiązaniem umowy w trakcie postępowania przed sądem.
Jeśli okręgowy inspektor pracy nie będzie chciał wydać decyzji administracyjnej przekształceniowej, będzie mógł skierować sprawę do sądu pracy. Nowelizacja ma więc przyczynić się do skutecznego wyeliminowania problemu wypychania pracowników na samozatrudnienie i fikcyjne umowy cywilnoprawne, co pozbawia pracowników wielu uprawnień pracowniczych.
Umowa o pracę gwarantuje m.in.:
» płatny urlop wypoczynkowy,
» płatny urlop macierzyński, ojcowski i rodzicielski,
» płatne zwolnienie chorobowe,
» ochronę przed bezpodstawnym zwolnieniem i rozwiązaniem umowy z dnia na dzień, określone okresy wypowiedzenia,
» inne uprawnienia z Kodeksu pracy zwiększające pewność i bezpieczeństwo pracy.
Szersze uprawnienia PIP w połączeniu ze stosowanymi już algorytmami kontrolnymi ZUS sprawią, że umowy zlecenia i umowy o dzieło będą wymagały jeszcze większej staranności przy ich redagowaniu i rozliczaniu. Nieprawidłowo zawarta umowa to umowa zlecenia, B2B lub inna w sytuacji, gdy pracownik zgodnie z przepisami powinien być zatrudniony na umowę o pracę. Prawidłowo zawarte umowy cywilnoprawne nie są zagrożone. Są bowiem sytuacje, gdy właściwa jest inna umowa – jeśli nie zastępuje ona umowy o pracę lub gdy inne przepisy pozwalają na użycie określonego rodzaju umowy.
Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy nie wolno zastępować umów o pracę umowami cywilnoprawnymi, jeżeli pomiędzy pracodawcą i pracownikiem zachodzi stosunek pracy.
Stosunek pracy to sytuacja, w której pracownik:
» wykonuje osobiście określoną pracę
» pracuje pod kierownictwem lub nadzorem pracodawcy czy przełożonego,
» ma wyznaczone miejsce i czas pracy.
Firmy i organizacje mogą przed wejściem w życie nowych przepisów zweryfikować, czy ich umowy cywilnoprawne ze współpracownikami są zgodne z prawem. Jeśli faktyczne warunki zatrudnienia mają cechy stosunku pracy, pracodawca powinien podpisać z danym pracownikiem umowę o pracę.
LEPSZE KONTROLE
W ustawie przewidziano możliwość wymiany danych pomiędzy PIP a ZUS i KAS, przygotowywanie przez PIP oceny ryzyka i planu kontroli. Nowe regulacje pozwolą więc Inspekcji nie tylko na dostęp do aktualnych baz danych, ale także możliwość lepszego typowania podmiotów do kontroli, zgodnie z oceną prawdopodobieństwa naruszeń prawa pracy. PIP będzie przygotowywać roczne i wieloletnie plany działań dla kontroli celowych na podstawie analizy ryzyka. Kontrole planowane będą na podstawie okresowej analizy ryzyka, czyli prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej.
Ponadto, jeśli jakaś osoba jest zatrudniona na umowę cywilnoprawną, a uważa, że powinna zgodnie z prawem mieć umowę o pracę, może to zgłosić do PIP, a ta może przeprowadzić kontrolę (zazwyczaj niezapowiedzianą). PIP otrzyma też możliwość przeprowadzania kontroli zdalnie – co zmniejszy jej uciążliwość i usprawni np. sprawdzanie dokumentów.
Nowelizacja umożliwi ponadto kadrowe wzmocnienie PIP, a kary nakładane przez PIP będą wyższe.
INTERPRETACJE INDYWIDUALNE
Ustawa wprowadza też możliwość wystąpienia przez pracodawcę o interpretację indywidualną, tj. zapytania PIP o to, czy zasady, na jakich zatrudnia pracowników, są zgodne z prawem (na wzór interpretacji indywidualnej prawa podatkowego), a jeżeli nie – jak doprowadzić je do stanu zgodnego z prawem. Od 8 lipca pracodawcy będą więc mogli występować do PIP o wydanie wiążącej interpretacji dotyczącej kontraktu cywilnoprawnego, który budzi ich wątpliwości.