Kończąca swą ścieżkę legislacyjną ustawa wprowadzająca obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) uwzględnia wszystkie kluczowe postulaty w zakresie wystawiania e-faktur, które były zgłaszane przez przedsiębiorców w trakcie konsultacji.
Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw przewiduje wprowadzenie i uproszczenie Krajowego
Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania
i odbierania faktur. To w praktyce oznacza odejście od papierowych faktur i może
przynieść oszczędności dla przedsiębiorców. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni.
KSeF to platforma teleinformatyczna, w której firmy będą wystawiać, przesyłać, odbierać i przechowywać e-faktury. Dzięki temu rozwiązaniu, zamiast wysyłać fakturę e-mailem lub drukować ją, przedsiębiorca wystawi ją i prześle w systemie KSeF, po czym trafi ona automatycznie do klienta – krajowego podatnika oraz do skarbówki. Faktury wystawione w KSeF będą więc automatycznie przesyłane do Krajowej Administracji Skarbowej. KSeF umożliwi także obniżenie kosztów funkcjonowania firm i wprowadzenie jednego standardu faktury. Dzięki KSeF, obowiązki przechowywania faktur przejmuje administracja skarbowa.
Ustawa zakłada wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch etapach (aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować):
» od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
» od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
W przypadku najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie), termin wdrożenia zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.
Od kwietnia do grudnia 2026 roku wprowadzony zostanie bowiem okres przejściowy, w którym mikro-przedsiębiorcy, posiadający transakcje potwierdzane fakturami o łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie, nie będą musieli wystawiać e-faktur. Rozwiązanie to ma ułatwić dokumentowanie transakcji najmniejszym, potencjalnie wykluczonym cyfrowo podatnikom. Dodatkowo faktury VAT RR, dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych, nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Wystawianie tych dokumentów w systemie dobrowolnie będzie możliwe od 1 kwietnia 2026 r.
Do końca 2026 r. przedsiębiorcy nadal będą mogli wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących. Równocześnie do końca przyszłego roku odroczony zostaje obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów za e-faktury. W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą zatem wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Mogą również wystawiać
paragony fiskalne uznane za faktury zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
Ponadto przewidziane odroczenie stosowania kar do końca 2026 roku ma zapewnić dodatkowy czas podatnikom na prawidłowe wdrożenie obowiązków bez potencjalnej sankcji za błędy. Na stałe wprowadzona zostanie możliwość dobrowolnego stosowania przez podatników trybu „offline24”. Rozwiązanie to ma wzmocnić pewność obrotu gospodarczego w sytuacji, gdy firma napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktury do systemu w czasie rzeczywistym (np. podczas braku dostępu do Internetu). Tryb offline oznacza wystawienie faktury poza KSeF i dosłanie jej później do systemu w określonym ustawowo terminie. Projekty rozporządzeń wykonawczych do ustawy dotyczące KSeF 2.0 zostały dołączone do projektu ustawy. Dotyczą one obligatoryjnego KSeF 2.0 i bardziej szczegółowo określają zasady korzystania z tego systemu.
