27 stycznia br. weszła w życie ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Dotyczy ona wykorzystania postaci elektronicznej przy wybranych czynnościach z zakresu prawa pracy, terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i reprezentacji pracowników przy decyzjach dotyczących funduszu socjalnego.
WIĘCEJ SPRAW KADROWYCH MOŻE BYĆ PROWADZONYCH W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
Nowelizacja rozszerzyła katalog spraw z zakresu komunikacji pomiędzy pracodawcą a pracownikami i związkami zawodowymi, które mogą być załatwiane w postaci elektronicznej.
Dała możliwość stosowania formy elektronicznej w przypadku enumeratywnie wskazanych ustawie czynności z zakresu prawa pracy (składania oświadczeń, wniosków i dokumentów kadrowych), w przypadku których odpowiednio pracodawca lub pracownik będzie mógł wybrać, w jakiej postaci (papierowej lub elektronicznej) dokona określonej czynności. Dotychczasowy wymóg „formy pisemnej” lub „wniosku pisemnego” został zamieniony na „postać papierową lub elektroniczną” w przypadku następujących czynności:
» przekazania informacji o monitoringu (art. 222 § 8 k.p.),
» przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę (art. 231 § 3 k.p.),
» konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową (art. 38 § 1–2 k.p.),
» sporządzenia rozkładu czasu pracy pracownika (art. 129 § 3 k.p.),
» występowania przez pracownika z wnioskiem o zastosowanie do niego indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 k.p.) czy ruchomego czasu pracy (art. 150 § 5 k.p.) – powodujących brak obowiązku
sporządzania rozkładu czasu pracy (art. 129 § 4 pkt 3 i 4 k.p.) – lub skróconego tygodnia pracy (art. 143
k.p.), czy systemu pracy weekendowej (art. 144 k.p.),
» występowania przez pracownika z wnioskiem o odpracowanie zwolnienia od pracy udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 2¹ k.p.),
» występowania przez pracownika z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego od pracy za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 151² § 1 k.p.),
» informowania przez pracodawcę właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy (art. 151⁷ § 6 k.p.),
» występowania przez pracownika z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego (art. 174 § 1 k.p.),
» wyrażenia zgody przez pracownika na udzielenie urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u
innego pracodawcy (art. 174¹ § 1 k.p.),
» potwierdzenia przez pracownika zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny
pracy (art. 237⁴ § 3 k.p.).
Pojęcie „postaci elektronicznej” jest rozumiane szeroko – jako umożliwiające dokonanie czynności też z użyciem narzędzi komunikacji elektronicznej, w tym także z wykorzystaniem poczty elektronicznej (e-mail) – o ile możliwa jest identyfikacja osoby składającej oświadczenie/wniosek.
TERMIN WYPŁATY EKWIWALENTU ZA URLOP
Nowelizacja doprecyzowała termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Termin ten został powiązany z terminem wypłaty wynagrodzenia. Wskazano (w art. 171 § 4 k.p.), iż pracodawca dokonuje jego wypłaty w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 Kodeku pracy. Ustawodawca przewidział wyjątek od tej zasady – jeśli termin wypłaty wynagrodzenia (ustalony zgodnie z art. 85 k.p.) przypadłby przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia
stosunku pracy, to wypłata ekwiwalentu pieniężnego ma nastąpić w terminie 10 dni od daty rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu będzie dniem wolnym od pracy, ekwiwalent powinien być wypłacony w dniu poprzedzającym ten dzień (art. 171 § 5 k.p.).
ZMIANY W ZFŚS
Nowelizacja zapewniła większą reprezentację pracowników przy ustalaniu kwestii związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych u pracodawców (tj. przy decyzjach w sprawach socjalnych), u których nie działają związki zawodowe. Wcześniej przepisy przewidywały,
że w sytuacji braku zakładowej organizacji związkowej uzgodnienia wymagane przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pracodawca prowadzi z jednym pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Nowelizacja wprowadziła konieczność uzgodnień (postanowień regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na ZFŚS lub nietworzenia Funduszu oraz regulaminu określającego zasady wykorzystania ZFŚS) z co najmniej dwoma takimi
przedstawicielami pracowników (zmiany w art. 4 i art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).