W razie wykorzystywania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej (biura) części lokalu mieszkalnego, wiele wydatków można zaliczyć do kosztów podatkowych – o ile przedsiębiorca może udowodnić, że zakupione towary i poniesione opłaty służyły zabezpieczeniu i osiąganiu przychodów firmy.
WYDATKI EKSPLOATACYJNE
W opisanym przypadku uznaje się, że między wydatkami związanymi z utrzymaniem i korzystaniem z lokalu a prowadzoną działalnością istnieje związek przyczynowo-skutkowy. Wydatki te mogą więc – pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania – stanowić koszty uzyskania przychodów w części proporcjonalnie przypadającej na powierzchnię wykorzystania lokalu mieszkalnego na cele działalności gospodarczej do całej powierzchni lokalu.
Poniesione koszty na utrzymanie i korzystanie z lokalu mieszkalnego (jak czynsz, ubezpieczenie kredytu, ubezpieczenie lokalu, ubezpieczenie utraty mienia, wyższy podatek od nieruchomości, opłaty za energię i wodę) – proporcjonalnie do zajmowanej na działalność gospodarczą powierzchni tego lokalu – stanowią koszty uzyskania przychodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
ODSETKI OD KREDYTU HIPOTECZNEGO
Z uwzględnieniem regulacji art. 23 ust. 1 pkt 32, pkt 33 i pkt 8 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), przyjmuje się, że dopiero zapłacenie odsetek od kredytu (pożyczki) daje możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, o ile odsetki nie zwiększają kosztów inwestycji.
Odsetki są więc kosztem podatkowym, jeśli spełniają następujące przesłanki:
» są faktycznie zapłacone,
» pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami,
» nie zwiększają kosztów inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji.
Aby zatem prawidłowo rozliczyć koszty uzyskania przychodów, istotny jest moment poniesienia przez podatnika wydatków związanych ze spłatą odsetek od kredytu (pożyczki).
Jeśli lokal mieszkalny przedsiębiorcy jest w części wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej, to zapłacone odsetki od kredytu hipotecznego – w części proporcjonalnie przypadającej na powierzchnię wykorzystywaną w jego działalności gospodarczej – mogą stanowić koszty uzyskania przychodów tej działalności.
WYDATKI NA ARTYKUŁY NA POTRZEBY PRZYJMOWANIA KLIENTÓW
Odnośnie prawa zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na artykuły na potrzeby przyjmowania klientów, tj. na środki czystości (jak ręczniki papierowe, papier toaletowy, chemia antybakteryjna do toalet, chemia do czyszczenia ceramiki sanitarnej, mydło), kubki, talerzyki, sztućce oraz kawę, herbatę, żywność (herbatniki, ciasta i/lub catering), należy zauważyć, iż wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił – w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT – koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Istotne zatem jest rozróżnienie między nakładami ukierunkowanymi na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja) a wydatkami mającymi na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania czy utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą i nabywania towarów lub usług danej firmy (reklama).
Reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy na zewnątrz, tj. w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Ocena charakteru danego wydatku możliwa jest tylko na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika.
Aby wydatki mogły stanowić koszt uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej, muszą być przy tym poniesione wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej – muszą mieć na celu uzyskanie przychodu z działalności gospodarczej, czy też zachowanie lub zabezpieczenie tego źródła przychodu. Wydatki ponoszone w celach prywatnych (osobistych) nie mogą zaś stanowić kosztu uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
Gdy ww. artykuły, żywność i napoje – nie noszące znamion „okazałości” ani „wykwintności” – są nabywane na potrzeby przyjmowania klientów w mieszkaniu, to wydatki te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
WYPOSAŻENIE
Z reguły prowadzenie biznesu wymaga zakupu odpowiednich mebli i sprzętu elektronicznego. Jako uzasadnione koszty uzyskania przychodu – zależnie od okoliczności – może być uznane nabycie np. biurka, drukarki, laptopa, foteli, stolika kawowego i ekspresu do kawy dla klientów, o ile nie są to przedmioty szczególnie luksusowe, a więc reprezentacyjne. Według art. 22d ust. 1 ustawy o PIT, składniki majątku o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, których wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł, mogą być jednorazowo zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
REMONT
Przeznaczenie pomieszczenia na biuro czy gabinet często wymaga jego odświeżenia lub przebudowy. W przypadku zwykłego remontu (tj. odtworzenia stanu pierwotnego), np. malowania ścian, położenia nowych paneli lub wymiany zużytych drzwi, wydatki stanowią nakłady odtworzeniowe, które mogą zostać zaliczone do kosztów działalności w dacie ich poniesienia.
Z kolei w przypadku ulepszenia (powodującego wzrost wartości użytkowej), zgodnie z art. 22c ust 1 pkt 2 ustawy o PIT, amortyzacji nie podlegają budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do
lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy.