Pomimo licznych postulatów przesunięcia wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) albo nawet jego zaniechania, obowiązujące terminy ustawowe zbliżają się nieubłaganie.
CO CZEKA POLSKICH PRZEDSIĘBIORCÓW?
Wprowadzenie KSeF to jedna z największych zmian, z jakimi w ostatnich latach mierzą się polscy przedsiębiorcy. KSeF ma automatyzować obieg faktur oraz ułatwić rozliczenia podatkowe. Faktura zapisana w jednym, centralnym systemie ma stać się dokumentem, który nie zaginie i do którego dostęp będzie zawsze możliwy. Z perspektywy administracji zmiana ma wiele zalet, jednak z perspektywy przedsiębiorców wygląda to bardziej skomplikowanie.
DLACZEGO KSEF MOŻE BYĆ JEDNAK KORZYSTNY?
Mimo obaw, system ma realne zalety:
» automatyczne przechowywanie faktur w jednym miejscu przez wiele lat,
» szybsze zwroty VAT,
» brak konieczności przesyłania faktur do księgowej – dokument będzie trafiał tam automatycznie,
» mniejsze ryzyko błędów po stronie wystawiającego i odbiorcy,
» wygodniejszy dostęp do dokumentów również w razie kontroli.
WDRAŻANIE KSEF
Obowiązujące przepisy przewidują wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT)1, z uwzględnieniem etapowania:
» w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł;
» w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Podatnik traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość 10 000 zł.
» w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnik obowiązany do wystawiania faktury ustrukturyzowanej może wystawiać fakturę elektroniczną lub fakturę w postaci papierowej przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz paragon fiskalny uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT (do 450 zł).
Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się więc obowiązkowy dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy, co do zasady, dla wszystkich przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) – którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie zaś obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdy faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).
Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r.
Będzie możliwość przesyłania załączników do e-faktur, pod warunkiem zgłoszenia zamiaru ich wystawiania i przesyłania do KSeF. Załącznik będzie stanowił integralną część e-faktury.
Od 1 stycznia 2026 r. w e-US zostanie uruchomiony moduł zgłoszeń dotyczący faktur z możliwością dodawania załącznika. Do końca 2026 r.:
» będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
» nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
» nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (też tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności).
CZAS PRZYGOTOWAŃ…
Podatnicy powinni przygotować się do zmian, tak aby ich implementacja do systemów księgowych pozwoliła uniknąć niepotrzebnych kosztów oraz zakłóceń w prowadzeniu działalności gospodarczej i jej płynności. Dlatego od 1 listopada 2025 r. podatnikom została zapewniona możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu KSeF (Moduł Certyfikatów i Uprawnień w środowisku produkcyjnym – MCU). Certyfikat KSeF umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w imieniu firmy, która wystąpiła o jego
wygenerowanie (przedsiębiorca może nadać uprawnienia do wystawiania faktur też innej osobie, np. swojemu pracownikowi lub pracownikowi biura rachunkowego).
Od 8 grudnia 2025 r. można zaś wygenerować tokeny niezbędne do uwierzytelniania w systemie KSeF 2.0, który zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. Ważne, żeby tokenów nie udostępniać osobom nieupoważnionym.
Z kolei 15 listopada 2025 r. zostało udostępnione odrębne środowisko przedprodukcyjne (Demo) Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Wersja przedprodukcyjna ma funkcje, które będą dostępne w wersji produkcyjnej, która będzie dostępna 1 lutego 2026 r. Działania w wersji przedprodukcyjnej nie niosą ze sobą żadnych skutków prawnych. Korzystanie z wszystkich dostępnych funkcjonalności, w tym zarządzanie uprawnieniami i składanie wniosków o certyfikaty w środowisku przedprodukcyjnym Aplikacji Podatnika, ma wyłącznie charakter testowy.
Produkcyjna wersja systemu, czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. Od tego momentu podmioty, które zostaną objęte obowiązkowym fakturowaniem, zgodnie z przedstawionym harmonogramem, będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF.