Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) prowadzi intensywne kontrole i nakłada mandaty na sprzedawców, którzy nie dokumentują sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Unikanie wydawania oryginału paragonu fiskalnego, wystawianie tzw. paragonów kelnerskich zamiast właściwych dokumentów fiskalnych czy anulowanie paragonów pozostawionych przez klientów to działania niezgodne z prawem.
Zgodnie z ustawą o VAT, przedsiębiorcy zobowiązani do rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej muszą każdorazowo dokumentować sprzedaż poprzez wydanie paragonu z kasy fiskalnej. Brak spełnienia tego obowiązku stanowi wykroczenie skarbowe, a w przypadku świadomego unikania opodatkowania może zostać zakwalifikowane jako przestępstwo skarbowe.
Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży a paragon fiskalny
Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Wymóg ten wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT). W większości przypadków obowiązek posiadania kasy fiskalnej stanowi standardowy element działalności gospodarczej, zapewniając transparentność transakcji oraz zgodność z przepisami podatkowymi.
Kto nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej?
Ewidencjonować sprzedaży na kasie rejestrującej nie muszą (na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących) m.in.:
- Podmioty, które sprzedają towary lub świadczą usługi i:
» zapłatę otrzymują wyłącznie za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a dostarczają zakupione u nich towary przez pocztę lub firmy kurierskie;
» ich roczna sprzedaż detaliczna nie przekracza 20 tys. zł (zwolnienie to nie dotyczy wielu branż – bez względu na wysokość obrotów, paragony fiskalne zawsze muszą wystawiać np. sprzedawcy takich produktów jak papierosy, komputery, perfumy, gaz płynny, a także np. usług taksówkarskich, fryzjerskich, kosmetycznych czy gastronomicznych); - Koła gospodyń wiejskich;
- Rolnicy ryczałtowi, jeśli sprzedają towary pochodzące z własnej działalności rolniczej prowadzonej przez nich, w tym produkty roślinne i zwierzęce przetworzone w sposób inny niż przemysłowy. Przedsiębiorca, który pomimo obowiązku nie wystawia paragonu fiskalnego, popełnia wykroczenie skarbowe (tzw. oszustwo paragonowe).
W okresie od stycznia do maja 2024 r. KAS przeprowadziła 21 167 nabyć sprawdzających – w 4379 przypadkach stwierdzono nieprawidłowości (22,08%). W ramach tych działań nałożono 4379 mandatów karnych na łączną kwotę 6 888 625 zł.
Jakie elementy zawiera paragon fiskalny?
Każdy paragon fiskalny zawiera charakterystyczne elementy, m.in.:
» napis „PARAGON FISKALNY”,
» NIP wystawcy, nazwę i adres punktu sprzedaży,
» centralnie umieszczone logo i numer unikatowy kasy. Przepisy dopuszczają, oprócz paragonu papierowego, również możliwość wydania paragonu w postaci elektronicznej, tzw. e-paragonu.
W przypadku zakupu dokonanego przez firmę, nabywca może zażądać wystawienia faktury na podstawie otrzymanego oryginału paragonu fiskalnego. Warto pamiętać, że obowiązek wystawienia faktury dotyczy tylko sytuacji, w których nabywca zgłosi taką potrzebę w terminie do 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę bądź zakupiono towar.
Klienci mogą zainstalować bezpłatną aplikację e-Paragony, która daje możliwość gromadzenia i przechowywania wszystkich otrzymanych paragonów fiskalnych w jednym miejscu – na smartfonie. To rozwiązanie dobrowolne (konsumenci i przedsiębiorcy mogą, ale nie muszą z niego korzystać) i zapewniające anonimowość. Aplikacja daje możliwość segregowania paragonów ze względu na rodzaje poniesionych wydatków i sprawdzenia statystyk dotyczących zakupów
E-paragon – nowoczesna alternatywa dla tradycyjnego paragonu
Obecne przepisy pozwalają na wydawanie paragonów w formie elektronicznej, tzw. e-paragonów. Tego rodzaju dokument ma taką samą wartość prawną jak papierowy odpowiednik i może być przechowywany w formie cyfrowej.
Klienci mogą skorzystać z bezpłatnej aplikacji eParagony, która umożliwia:
• gromadzenie i segregowanie paragonów w jednym miejscu,
• analizowanie wydatków i statystyk zakupowych,
• anonimowe przechowywanie danych o transakcjach.
To rozwiązanie jest dobrowolne, ale sprzyja zarówno kupującym, jak i sprzedawcom, redukując liczbę papierowych dokumentów oraz ułatwiając zarządzanie finansami.
Paragon czy faktura – co dokumentuje sprzedaż?
Każda sprzedaż musi zostać odpowiednio udokumentowana. W przypadku sprzedaży osobom fizycznym paragon z kasy fiskalnej jest standardowym dokumentem potwierdzającym transakcję. W sytuacji, gdy nabywca prowadzi działalność gospodarczą, może poprosić o wystawienie faktury na podstawie wcześniej wydanego paragonu.
Należy pamiętać, że:
• sprzedawca nie może odmówić wystawienia faktury, jeśli nabywca zgłosi takie żądanie w ustawowym terminie;
• faktura musi zawierać pełne dane sprzedawcy i nabywcy, w tym NIP nabywcy;
• można wystawić fakturę uproszczoną, w formie paragonu z NIP-em, ale tylko do kwoty 450 zł.
Każdy przedsiębiorca powinien dbać o prawidłowe dokumentowanie sprzedaży, ponieważ błędy w ewidencjonowaniu mogą skutkować konsekwencjami podatkowymi.
Biuro rachunkowe – wsparcie w prawidłowym ewidencjonowaniu sprzedaży
Przedsiębiorcy, którzy chcą uniknąć błędów w ewidencjonowaniu sprzedaży oraz rozliczeniach podatkowych, mogą skorzystać z usług biura rachunkowego. Profesjonalne doradztwo pomoże w:
• poprawnym prowadzeniu rejestrów sprzedaży zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• obsłudze kasy fiskalnej i jej prawidłowym skonfigurowaniu;
• rozliczeniach VAT oraz wystawianiu faktur na żądanie nabywcy;
• przygotowywaniu dokumentacji na wypadek kontroli skarbowej.
Współpraca z biurem rachunkowym to gwarancja zgodności z przepisami i bezpieczeństwa podatkowego.
