Paragon fiskalny, wydrukowany przez kasę rejestrującą, potwierdza sprzedaż. Sprzedawca musi dać klientowi paragon bez żądania, tj. niezależnie od tego, czy ten chce go dostać, czy nie. Należy go wręczyć najpóźniej z chwilą przyjęcia od kupującego pieniędzy, bez względu na formę płatności.
Czym innym jest tzw. paragon niefiskalny. Może to być niewiążący, testowy dokument wystawiony przed fiskalizacją kasy (tj. przestawieniem pamięci kasy na trwały i nieodwracalny zapis wszystkich transakcji sprzedaży) bądź rachunek czy paragon kelnerski (nie drukowany przez kasę fiskalną). Kasy fiskalne muszą umożliwiać wydruk paragonu fiskalnego w formie i treści określonej przez przepisy. Producenci kas muszą dostosować paragony do tych przepisów.
W zasadzie wszyscy przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym (nieprowadzącym działalności gospodarczej) i rolnikom ryczałtowym, muszą prowadzić ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących (fiskalnych). Ten obowiązek dotyczy przedsiębiorców prowadzących sklepy stacjonarne i sklepy internetowe. Możliwości nieewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej wskazano w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży na kasie fiskalnej, muszą wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy – w postaci elektronicznej poprzez przesłanie dokumentu w sposób z nim uzgodniony – podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności.
Obowiązek wydania nabywcy paragonu występuje także wtedy, gdy nabywca nie zgłosi takiej potrzeby czy żądania. Jeżeli klient zapłaci całość lub część należności w gotówce przed dokonaniem sprzedaży, sprzedawca musi wystawić paragon w momencie otrzymania zapłaty. Jeśli kontrahent zapłaci przelewem, paragon należy wystawić niezwłocznie po wpływie środków na konto bankowe – nie później niż z końcem miesiąca, w którym wpłynęła należność.
Powyższe zasady dotyczą też przedsiębiorców prowadzących sklepy internetowe. Przekazanie paragonu jest obowiązkowe. Jeśli więc przed wysłaniem towaru sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty, musi wystawić paragon i wysłać go klientowi w paczce z zakupionym towarem. Jeżeli zaś klient wybierze opcję zapłaty za pobraniem (w momencie odbioru przesyłki), to obowiązek wystawienia paragonu następuje w momencie dostarczenia towaru. Dlatego wysłanie paragonu w tej samej paczce nie jest możliwe i należy go wysłać osobnym listem. Jest to pewna niedogodność, dlatego częstą praktyką jest dokumentowanie transakcji fakturą VAT, którą wystawia się po dokonaniu zakupu przez klienta, a przed uiszczeniem opłaty, dzięki czemu nie trzeba wysyłać paragonu fiskalnego – archiwizuje się go poprzez dołączenie do egzemplarza faktury, który zostaje w ewidencji sprzedającego.
W razie otrzymania w całości zapłaty za wykonaną czynność za pośrednictwem: poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na rachunek bankowy, gdy z prowadzonych ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła – nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i wystawienia paragonu. Zwolnienie to nie obejmuje sprzedaży towarów i świadczenia usług objętych obowiązkowym ewidencjonowaniem na kasie fiskalnej. Dotyczy to sprzedaży m.in.: części do silników, nadwozi do pojazdów silnikowych, komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów, perfum i wody toaletowej, oraz świadczenia usług takich jak: usługi taksówek, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, doradztwa podatkowego, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym też sezonowo, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.
Paragony elektroniczne, tzw. e-paragony, mogą wystawiać:
» sprzedawcy korzystający z kas fiskalnych online (niektórzy są zobowiązani do ich używania);
» przedsiębiorcy, którzy stosują kasy fiskalne w postaci oprogramowania, czyli kasy wirtualne (tylko niektórzy są uprawnieni do ich stosowania).
W razie korzystania z takich kas, należy upewnić się, że mają funkcjonalność do wystawiania e-paragonów.
E-paragon ma taki sam status, jak paragon papierowy, ale aby go wystawić, trzeba mieć zgodę nabywcy. Uzgadnia się z klientem także sposób wydania mu e-paragonu – tj. przez: SMS, e-mail lub aplikację mobilną z odpowiednią funkcjonalnością. Do wydawania e-paragonów można korzystać z systemu HUB Paragonowy, uruchomionego przez Ministerstwo Finansów (MF). System umożliwia kasie, która ma funkcję e-paragonu, przesłanie e-paragonu na aplikację klienta zainstalowaną w jego telefonie. Może to być np. darmowa aplikacja e-Paragony oferowana przez MF.
W przypadku świadczenia usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami, należy mieć kasę fiskalną, która umożliwia drukowanie paragonów z dodatkowymi elementami (np. danymi związanymi z wyceną kursu według wskazań taksometru) i w określonym przepisami układzie.
W razie świadczenia usług w zakresie transportu pasażerskiego, kasa fiskalna powinna:
» posiadać jeden wyświetlacz dla operatora i kupującego oraz
» mieć funkcję rejestracji i naliczania dopłat do przewozów w podziale na poszczególne kategorie ulg ustawowych,
» mieć funkcję sporządzania dobowych i miesięcznych raportów dopłat do biletów ulgowych.
W tym przypadku paragon, obok podstawowych elementów, musi też zawierać dodatkowe.
