Czy osoby wynajmujące prywatnie nieruchomości mają obowiązek wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)?
Jak wyjaśnił niedawno resort finansów1, uzyskanie statusu podatnika VAT nie jest uzależnione od spełnienia przesłanki zarejestrowania przez osobę fizyczną działalności gospodarczej w odpowiednim rejestrze, np. w CEIDG. Definicja działalności gospodarczej na gruncie VAT (art. 15 ust. 2 ustawy o VAT) jest bowiem znacznie szersza niż definicja działalności gospodarczej wynikająca z art. 3 ustawy – Prawo przedsiębiorców. Na gruncie VAT podatnikiem jest także m.in. osoba fizyczna prowadząca tzw. najem prywatny.
Osoby fizyczne prowadzące wyłącznie tzw. najem prywatny nie mają jednak obowiązku rejestracji jako podatnicy VAT czynni. Zgodnie bowiem z art. 113 ust. 1 i 9 ustawyo VAT, podatnicy, u których wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 240 000 zł, mogą korzystać z tzw. zwolnienia podmiotowego z VAT. Zwolnieniem przedmiotowym, na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy, objęte są z kolei usługi w zakresie wynajmowania lub żawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na
cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu, o których mowa w art. 22a ust. 1 ustawy o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa.
Zgodnie z ustawą o NIP, podatnik VAT czynny musi posługiwać się identyfikatorem podatkowym NIP, zaś w przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi i nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT, w tym prowadzącymi najem prywatny, występuje obowiązek posługiwania się nr PESEL.
Wyjątek stanowi przypadek osoby fizycznej wykonującej działalność, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców (działalność nierejestrowana) i która jest zarejestrowanym podatnikiem VAT lub prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W tych przypadkach identyfikatorem podatkowym jest NIP.
Najem prywatny, jak też działalność nierejestrowana mogą prowadzić podmioty zwolnione z VAT, które nie mają obowiązku rejestrowania się do VAT.
Osoby fizyczne prowadzące najem prywatny, które są zobligowane do wystawienia faktury, będą mogły uzyskać identyfikator podatkowy NIP, pod warunkiem, że wraz z wnioskiem o nadanie identyfikatora podatkowego NIP dokonają zgłoszenia VAT-R, tj. podatnik nierejestrowy po złożeniu formularza VAT-R, wraz z NIP-7, otrzyma NIP.
Posiadanie identyfikatora podatkowego NIP jest niezbędne do wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy to również podatników, którzy wykonują np. najem prywatny i w związku z żądaniem wystawienia faktury na rzecz innego podatnika będą zobowiązani do wystawienia tej faktury w KSeF.
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego e-fakturowania nie uległy zmianie zasady wystawiania faktur określone w art. 106b ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT, podatnik korzystający ze zwolnienia przedmiotowego (art. 43 ust. 1 pkt 36) lub podmiotowego (art. 113 ust. 1 i 9) nadal wystawia fakturę wyłącznie na żądanie nabywcy. Dotyczy to m.in. podatników, którzy prowadzą najem prywatny.
W przypadku natomiast świadczenia usług najmu:
» na cele mieszkaniowe (czynność zwolniona na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT) lub na cele użytkowe (zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT – tj. ze względu na niską wartość sprzedaży), dokonywanego przez osobę fizyczną na rzecz innej osoby fizycznej – zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT – nie wystąpi obowiązek wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy usługi; nie ma jednak przeszkód, aby w takiej sytuacji podatnik wystawił fakturę dobrowolnie
- w KSeF lub poza KSeF – decyzja należy tu do podatnika (faktury B2C są wyłączone z obowiązku ich wystawiania w KSeF, ale z możliwością dobrowolnego ich wystawienia w systemie),
- na cele użytkowe, dokonywanego przez osobę fizyczną korzystającą ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą – wystąpi obowiązek wystawienia faktury w przypadku zgłoszenia żądania nabywcy usługi, na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy.
Podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego jest zobowiązany wystawiać faktury w KSeF dopiero
od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami w postaci papierowej, wystawionymi w danym miesiącu, jest mniejsza lub równa 10 000 zł – to dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Wdrożenie obowiązkowego KSeF nie oznacza, że wszystkie transakcje muszą być dokumentowane fakturami. W pierwszej kolejności należy ustalić, czy na podstawie obowiązujących przepisów istnieje obowiązek wystawienia faktury, a potem, czy istnieje obowiązek wystawienia jej przy użyciu KSeF.
Podmiot prowadzący np. najem prywatny lub działalność nierejestrowaną, jeśli wystawia faktury na rzecz konsumentów i wystawia wyłącznie faktury konsumenckie, nie musi ich wystawiać w KSeF.
Podatnik zwolniony nie jest uprawniony do dokumentowania sprzedaży rachunkiem w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Brak obowiązku wystawienia faktury pomimo zgłoszonego żądania, o którym mowa w art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, nie dotyczy świadczenia usług najmu dokonywanych na rzecz innych podatników. Jeśli zatem podatnik zwolniony będzie wystawiał fakturę za najem, w związku ze zgłoszeniem żądania nabywcy lub dobrowolnie, to z uwagi na to, że kontrahentem jest inny podatnik, powinien wystawić ją w KSeF.
