Od 1 kwietnia 2026 r. też mali i średni podatnicy VAT powinni wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Kolejną datą graniczną będzie 1 stycznia 2027 r., od kiedy to wszyscy podatnicy VAT w obrocie B2B będą musieli stosować KSeF – także osoby prowadzące działalność nierejestrową i zajmujący się najmem prywatnym, wynajmujący swoje lokale firmom. W 2027 r. skończy się również ulgowe traktowanie błędów związanych ze stosowaniem KSeF.
KIEDY TWOJA FIRMA MUSI KORZYSTAĆ Z KSEF?
O etapach wprowadzania obowiązku fakturowania w KSeF była mowa w poprzednich numerach. Pokrótce (generalnie):
» od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych firm (obrót 200 mln zł);
» od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT (czynnych i zwolnionych), w tym
JDG i MŚP;
» od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm (sprzedaż dokumentowana fakturami ≤ 10 tys. zł miesięcznie).
Od tych dat wystawianie faktur poza systemem KSeF – co do zasady – nie będzie dopuszczalne.
KTÓRYCH PODATNIKÓW KSEF NIE OBOWIĄZUJE?
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy:
» podatnika, który nie posiada ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;
» podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które jednak nie ma związku z zafakturowanymi dostawą towarów lub świadczeniem usług;
» podatnika korzystającego z procedur szczególnych: podmiotów z siedzibą poza terytorium UE świadczących usługi na rzecz konsumentów z UE i zarejestrowanych w Polsce podatników VAT dla procedury nieunijnej rozliczania VAT; podmiotów zagranicznych zarejestrowanych dla procedury
szczególnej rozliczania VAT w międzynarodowym okazjonalnym przewozie drogowym osób; podmiotów zagranicznych zarejestrowanych do procedury szczególnej dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych;
» przedsiębiorców z innych państw UE, którzy nie mają w Polsce siedziby działalności gospodarczej, a ich sprzedaż w UE i w Polsce pozostaje bardzo niska, którzy jednocześnie spełniają 3 warunki:ich łączna roczna sprzedaż w całej UE (bez VAT) nie przekracza 100 000 euro — ani w obecnym, ani w poprzednim roku, ich sprzedaż w Polsce (bez VAT) nie przekracza polskiego limitu zwolnienia zwolnienia podmiotowego ze względu na niską wartość sprzedaży i nie wykonują w Polsce takich dostaw
lub usług, które z definicji nie mogą być objęte zwolnieniem podmiotowym (chodzi m.in. o sprzedaż towarów akcyzowych, nowe środki transportu, usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie i inne czynności, które muszą być opodatkowane VAT niezależnie od obrotu);
» faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Faktury dla osób prywatnych (B2C) mogą być więc wystawione w KSeF, ale nie muszą.
» przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, dla których – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki – nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. To m.in. świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość, świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, dostawa towarów i świadczenie usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z procedurą samofakturowania, jeśli nabywca towarów lub usług nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP) bądź gdy podatnik, który upoważnił nabywcę towarów lub usług do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz, nie jest
zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP).
Do końca 2026 r. wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących (zamiast e-faktury) jest możliwe i odbywa się poza KSeF, a paragon z NIP nabywcy do 450 zł jest uznawany za fakturę i także nie jest przesyłany do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. nie będzie możliwe wystawianie faktur przy użyciu
kas rejestrujących, a paragony fiskalne z NIP nabywcy nie będą uznane za faktury.
WYBIERZ SPOSÓB KORZYSTANIA Z KSEF
Dostępne są: darmowe narzędzia MF: Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma albo komercyjne programy prywatnych dostawców zintegrowane z KSeF 2.0. Wybór zależy od liczby wystawianych faktur.
UZYSKAJ DOSTĘP DO KSEF
JDG: dostęp możliwy od razu przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
Spółki: wymagane złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, jeżeli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej.
UWIERZYTELNIJ SIĘ I WYGENERUJ CERTYFIKAT
Certyfikat to klucz dostępu do systemu – można go wygenerować w aplikacji MF. Alternatywnie można użyć profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego bądź pieczęci elektronicznej.
NADAJ UPRAWNIENIA
Można nadać dostęp do KSeF pracownikom, biuru rachunkowemu lub współpracownikom. Uprawnienia obejmują między innymi: wystawianie faktur, przeglądanie faktur oraz zarządzanie uprawnieniami.
W KSeF faktur nie wystawia firma, lecz konkretna osoba z uprawnieniami. Ministerstwo Finansów wprowadziło mechanizm umożliwiający podatnikom szybkie unieważnienie tokenu i certyfikatu KSeF oraz w razie potrzeby odebranie nadanych uprawnień.
PRZETESTUJ PROCES FAKTUROWANIA
Wystaw fakturę testową w wersji testowej i przedprodukcyjnej (demo). Sprawdź, czy dane są zgodne ze schemą KSeF (format XML). Upewnij się, że faktura przechodzi walidację i otrzymuje UPO.
DOSTOSUJ PROCEDURY W FIRMIE
Przeszkol pracowników. Zaktualizuj procedury sprzedaży, księgowości i obsługi klienta. Zadbaj o integrację systemów IT (jeżeli korzystasz z ERP). Z punktu widzenia przedsiębiorcy KSeF działa następująco: firma wystawia fakturę w systemie zintegrowanym z KSeF, faktura trafia do rządowego systemu, system nadaje jej numer KSeF i faktura jest uznana za wystawioną i doręczoną odbiorcy.
Warto zauważyć, że od lutego br. nie ma już not korygujących. Za to, w razie błędów, niezbędna jest korekta faktury VAT. Wizualizacja faktury KSeF (wysyłana mailem lub drukowana) musi posiadać specjalny kod QR. Bez niego jest uznawana za nieważną w obrocie poza systemem. KSeF to nie tylko wysyłanie dokumentów sprzedaży. To też miejsce, do którego trafiają faktury wystawiane przez
kontrahentów. Przedsiębiorca powinien regularnie sprawdzać, czy pojawiły się nowe dokumenty kosztowe. Należy śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów i upewnić się, że stosowany system księgowy jest zgodny z najnowszą wersją KSeF 2.0.
