Generalnie, zgodnie z art. 111 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Niektórzy mogą jednak korzystać ze zwolnienia z tego obowiązku.
JAKA KASA FISKALNA?
Kasa fiskalna to urządzenie, w którym można zapisać wszystkie towary lub usługi z asortymentu firmy i ewidencjonować ich sprzedaż. Są 4 rodzaje kas:
» kasy on-line;
» kasy z elektronicznym zapisem kopii – są wycofywane z rynku;
» kasy z papierowym zapisem kopii – są wycofywane z rynku;
» kasy w formie oprogramowania (wirtualne) – z kas tych mogą korzystać tylko przedsiębiorcy świadczący określone usługi, jak np. usługi transportu pasażerskiego, kateringowe, zakwaterowania, kempingowe, gastronomiczne, sprzedaż węgla itp. do celów opałowych czy mycie samochodów itp.
Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej on-line mają firmy, które:
» świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów (w tym dot. opon i kół);
» sprzedają benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych;
» świadczą stałe lub sezonowe usługi związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;
» sprzedają węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczone do celów opałowych;
» świadczą usługi: fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, w zakresie opieki medycznej, prawnicze, związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).
Kasy on-line umożliwiają przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych i ciągłe przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Paragony emitowane przez kasę on-line mogą być przekazywane kupującemu w formie papierowej i elektronicznej. Przedsiębiorcy mający obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej, muszą umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki – przy użyciu instrumentu płatniczego.
ZWOLNIENIA Z KAS
Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które weszło w życie 1 stycznia 2025 r., określa zwolnienia na lata 2025-2027.
W nowych przepisach m.in. utrzymano na dotychczasowym poziomie limit wartości sprzedaży netto, czyli 20 tys. zł dla podmiotów kontynuujących, jak i dla rozpoczynających działalność gospodarczą (dla tych ostatnich liczone w proporcji do okresu wykonywania czynności dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w danym roku podatkowym) – dla zwolnienia podmiotowego z kas.
Zmieniono zaś załącznik zawierający wykaz czynności zwolnionych przedmiotowo z kas, a także rozszerzono katalog czynności, do których nie mają zastosowania zwolnienia określone w rozporządzeniu.
Do następujących czynności nie mają już zastosowania zwolnienia wskazane w rozporządzeniu i są one objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania za pomocą kas fiskalnych („od pierwszej złotówki”; przy czym dla tych z pkt 1 lit. d oraz pkt 2 wprowadzono okres dostosowawczy):
1) dostawy:
a. wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;
b. wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania;
c. węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych;
d. towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar;
2) świadczenie usług:
a. parkingu samochodów i innych pojazdów, bez względu na formę sprzedaży usługi;
b. przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które też w systemie
bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej),
w tym usług przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji.
Poza tym wyłączono ze zwolnienia przedmiotowego usługi związane z opróżnianiem szamb i dołów gnilnych (PKWiU 37.00.12).
Nowe zwolnienia obejmują np.:
» usługi parkingu samochodów i innych pojazdów świadczonych przez podatnika na rzecz jego pracowników (bez względu na symbol PKWiU);
» dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej w Polsce, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT (tzw. unijne zwolnienie podmiotowe, procedura SME) na podstawie art. 113a ustawy;
» sprzedaż biletów w publicznym transporcie zbiorowym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które też w systemie bezobsługowym przyjmują należność w: bilonie lub banknotach, bądź innej formie (bezgotówkowej), jeżeli z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę lub czynność jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła.
W ramach zwolnień podmiotowo-przedmiotowych utrzymano system zwolnień u podatników, u których udział wartości dostaw towarów i świadczonych usług wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia w wartości sprzedaży z działalności określonej w art. 111 ust. 1 ustawy jest większy niż 80%.
Generalnie utrzymano zasadę, że utrata prawa do zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji następuje po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym wystąpiło zdarzenie uniemożliwiające korzystanie z danego zwolnienia. Zostały też uregulowania dotyczące utraty prawa do zwolnienia dla podatników korzystających ze zwolnień podmiotowych i podmiotowo-przedmiotowych.
ULGA NA ZAKUP KASY
Przedsiębiorcy (rozliczający VAT i zwolnieni z VAT), którzy kupią kasę on-line i zaczną jej używać w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży na kasie, mogą skorzystać z ulgi na jej zakup. Ulga wynosi 90% ceny netto kasy – nie więcej jednak niż 700 zł – i przysługuje wyłącznie w przypadku zakupu kasy on-line.
