Wydatki „okołoepidemiczne” a podatek dochodowy

|
Grupa Doradcza KDRC

Tarcza antykryzysowa wprowadziła ułatwienia w zakresie potrącalności wydatków okołoepidemicznych. 

WYDATKI „OKOŁOEPIDEMICZNE” 

W warunkach stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii na przedsiębiorcach, oprócz dotychczasowych obowiązków wynikających z prawa pracy, ciążą dodatkowe obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (prowadzenia działalności gospodarczej), takie jak: zapewnienie jednorazowych rękawiczek lub środków do dezynfekcji rąk, dezynfekcja stanowiska kasowego lub stanowiska obsługi. Poza tym przedsiębiorcy samodzielnie podejmują nadzwyczajne działania, do których nie są zobowiązani, ale które przeciwdziałają zagrożeniu COVID-19, np.: organizacja pracy zdalnej i wyposażenie pracowników w narzędzia do tej pracy, zakup fartuchów, kombinezonów, zestawów testowych, sprzętu medycznego czy termometrów. Niektóre z tych działań mogą wynikać z wytycznych lub zaleceń organów administracji publicznej lub innego rodzaju instytucji kompetentnych w obszarze bezpieczeństwa sanitarnego. 

Jeszcze przed wprowadzeniem stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii, ale także w czasie ich trwania, przedsiębiorcy ponieśli lub ponoszą wydatki na różne działania gospodarcze (np. szkolenia, konferencje, spotkania biznesowe i związane z nimi podróże służbowe), które później zostały odwołane z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy lub w których przedsiębiorca (jego pracownik lub jego kontrahent) nie wzięli udziału ze względu na zagrożenie epidemiczne (epidemię). 

WARUNKI ZALICZENIA DO KOSZTÓW UZYSKANIA PRZYCHODÓW 

Ogólna definicja kosztów uzyskania przychodów jest zawarta w art. 15 ust. 1 ustawy CIT i art. 22 ust. 1 usta- wy PIT – są nimi koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 16 ust. 1 ustawy CIT i art. 23 ust. 1 ustawy PIT. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami oraz ugruntowanym orzecznictwem sądowo-administracyjnym, wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli spełnia następujące warunki: 

  • został faktycznie poniesiony przez podatnika (wa- runek definitywności); 
  • służy osiągnięciu przychodu, czyli został poniesiony w celu jego osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (warunek adekwatnego związku przyczynowo-skutkowego); 
  • nie jest wyłączony z kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 ustawy CIT albo art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (warunek niewyłączenia) oraz 
  • został właściwie udokumentowany (warunek dokumentacji). 

Jeżeli przedsiębiorca ponosi wydatki, które wynikają z obowiązku w zakresie BHP (prowadzenia działalności gospodarczej) albo wytycznych lub zaleceń organów (instytucji) kompetentnych w obszarze bezpieczeństwa sanitarnego, albo własnej decyzji i racjonalnego przeciwdziałania zagrożeniu epidemicznemu (epidemii), to takie wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT i art. 22 ust. 1 ustawy PIT, o ile zostały właściwie udokumentowane (np. zakup maseczek ochronnych dla pracowników, przyłbic czy sfinansowanie pracownikom testów na koronawirusa).

To samo dotyczy wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę na działania gospodarcze, które wskutek zagrożenia epidemicznego (epidemii) zostały zaniechane (odwołane, przerwane, zawieszone itp.), o ile w momencie ich poniesienia spełniały wymienione wyżej warunki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów (jak np. organizacja szkoleń, kursów pracowniczych). 

Przykład: Spółka w związku z ogłoszeniem stanu epidemii skierowała część pracowników do pracy zdalnej. Później, aby ułatwić im wykonywanie swoich obowiązków, kupiła i powierzyła im laptopy z jednolitym oprogramowaniem. Ponadto spółka wykupiła kilka miejsc w pobliskim przedszkolu dla dzieci pracowników, którzy nie mogą wykonywać swoich obowiązków w formie pracy zdalnej i zapewnić opieki nad swoimi dziećmi w godzinach pracy. Spółka może zaliczyć wydatki na zakup laptopów i organizację opieki nad dziećmi do kosztów uzyskania przychodów. 

ŚWIADCZENIA PRACODAWCY ZAPOBIEGAJĄCE ROZPRZESTRZENIANIU SIĘ EPIDEMII 

Na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. 

Wydatki, które służą racjonalnemu przeciwdziałaniu zagrożeniu epidemicznemu (epidemii), stanowią koszt uzyskania przychodów. 

Zasady opodatkowania nieodpłatnych świadczeń (świadczeń częściowo odpłatnych) regulują przepisy art. 11 ust. 2-2b w związku z art. 12 ust. 3 ustawy o PIT. 

W wyroku z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt. K 7/13, Trybunał Konstytucyjny wskazał, że za przychód pracownika mogą być uznane nieodpłatne świadczenia, które:

  • zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
  • zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, 
  • mają wymierną wartość przypisaną indywidualnemu pracownikowi (świadczenie nie jest dostępne w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów). 

Świadczenia pracodawcy polegające na ufundowaniu pracownikom maseczek czy przyłbic, jak też polegające na sfinansowaniu testów na koronawirusa nie następują w interesie pracownika, a w interesie pracodawcy. Dostarczenie środków ochronnych lub wykonywanie testów zapobiega niekontrolowanemu rozprzestrzeniania się choroby, niweluje niepożądaną przez każdego pracodawcę absencję pracowników i jest istotne dla terminowego wywiązania się pracodawcy z zawartych kontraktów. Nie jest zatem rozpoznawany przychód po stronie pracownika.