Świadczenia na rzecz pracowników co do zasady są kosztem uzyskania przychodów. Nie stanowią kosztów tylko te świadczenia na rzecz pracowników, które nie zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów albo zostały z kosztów wyłączone na mocy przepisów.
Podstawowymi świadczeniami na rzecz pracowników zaliczanymi do kosztów są wszelkiego rodzaju wynagrodzenia za świadczoną pracę, w tym np. za godziny nadliczbowe, w godzinach nocnych czy regulaminowe premie.
Do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się jednak nagród i premii wypłacanych tytułem podziału zysku.
Kosztem jest także wartość świadczeń, do ponoszenia których pracodawców zobowiązują przepisy prawa pracy, jak m.in. wydatki ponoszone na zapewnienie pracownikom odzieży ochronnej i roboczej, posiłków profilaktycznych i regeneracyjnych, okularów korygujących wzrok, obowiązkowe badania lekarskie, należności z tytułu podróży służbowych.
Kosztem mogą być też świadczenia przyznane pracownikom wg uznania pracodawcy, nagrody lub inne świadczenia mające charakter motywujący i integracyjny, np. wydatki na opłacenie pracownikom nieobowiązkowych usług medycznych świadczonych przez niepubliczne zakłady opieki zdrowotnej albo wydatki na organizację imprez okolicznościowych i integracyjnych.
Kosztami uzyskania przychodów są ponadto koszty poniesione przez pracodawcę z tytułu dofinansowania pracownikom wydatków związanych z objęciem dziecka pracownika opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna bądź uczęszczaniem dziecka do żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola – do wysokości 1000 zł na każde dziecko.
Moment ujęcia w kosztach
Należności ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, a także z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.
W razie uchybienia temu terminowi, należności te podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym zostały wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji pracownika.
Wynagrodzenia za pracę związane z wytworzeniem środków trwałych zaliczane są do wartości początkowej środków trwałych, od której dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.
Wyłączenia z kosztów
Nie stanowią kosztów świadczenia na rzecz pracowników ponoszone ze środków funduszu świadczeń socjalnych, gdyż kosztem wcześniej są już odpisy na ten fundusz.
Wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów podlegają wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tyt. używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowej – np. tzw. wydatki eksploatacyjne dot. samochodu, opłaty za parkowanie czy przejazd autostradą) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu składek za jeden kilometr przebiegu pojazdu oraz w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w rozporządzeniu właściwego ministra.
Nie stanowią kosztów uzyskania przychodów opłacone przez pracodawcę składki z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników. Ww. składki mogą jednak zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli z umowy ubezpieczenia wynika, że dotyczą one ryzyka grupy 1, 3 i 5 działu I oraz grupy 1 i 2 działu II wymienionych w załączniku do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, uprawnionym do otrzymania świadczenia z tytułu zawartych ww. umów ubezpieczenia nie jest pracodawca oraz umowy ubezpieczenia w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je zawarto lub odnowiono, wykluczają:
wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,
możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,
wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.
Do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz dodatkowej składki ubezpieczeniowej w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy.
Nie zalicza się do kosztów należnych, wypłaconych, dokonanych lub postawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności cudzoziemcowi, który w okresie świadczenia pracy na terytorium RP nie posiadał ważnego dokumentu upoważniającego do pobytu na terytorium RP, a także składek z tytułu tych należności w części finansowanej przez płatnika składek oraz zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy temu cudzoziemcowi.
Pochodne od wynagrodzeń
Ponoszone przez pracodawców składki od wynagrodzeń oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów. Zaliczane są one do kosztów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone:
- z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji – w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;
- z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji – w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.
Jeżeli nie zostaną spełnione ww. warunki, to składki (obciążające pracodawcę) stanowią koszty uzyskania przychodów dopiero w momencie ich zapłaty.
Nie stanowią kosztów jedynie składki na ubezpieczenie społeczne oraz na Fundusz Pracy i na inne fundusze od nagród i premii, wypłacanych w gotówce lub w papierach wartościowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym.