Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (tzw. e-faktury) z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest dobrowolne, dostępne na równi z dotychczasowymi formami fakturowania – w postaci elektronicznej i papierowej.
Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych1. Teraz faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Od 1 stycznia 2022 r. wprowadzono KSeF jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu jest możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF. W związku z uzyskaniem decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej, po oczekiwanej akceptacji przez Radę UE, Ministerstwo Finansów wdroży powszechne fakturowanie elektroniczne w Polsce, dając biznesowi odpowiedni czas na dostosowanie się do nowych rozwiązań. Planuje więc, aby w 2023 r. KSeF stał się rozwiązaniem obligatoryjnym.
Z KSeF mogą skorzystać:
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,
podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej
procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator
podatkowy NIP.
Od stycznia 2022 r. można skorzystać z KSeF dobrowolnie, natomiast od 2023 r. planuje się obligatoryjny KseF.
Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Faktury ustrukturyzowane można wystawić:
- z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów, lub
- przy użyciu programów komercyjnych.
System KSeF oznacza zmianę procesu wystawiania oraz odbierania faktur. Faktury ustrukturyzowane są sporządzane zgodnie z opracowanym przez Ministerstwo Finansów wzorem faktury w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorców.
Faktura po jej wystawieniu jest przesyłana z systemu finansowo-księgowego za pośrednictwem interfejsu (API) do centralnej bazy MF (KSeF), po czym jest dostępna w tym systemie i możliwa do pobrania przez kontrahenta. KSeF to kolejny etap cyfryzacji usług administracji, wdrażania innowacyjnych e-usług administracji oraz transformacji cyfrowej Polski. Docelowo KSeF stanie się jednym z najbardziej zaawansowanych technologicznie narzędzi w Europie w zakresie wymiany informacji o zdarzeniach gospodarczych. Takie działania są kluczowe dla efektywniejszej identyfikacji oszustw podatkowych, zwłaszcza karuzel VAT.
E-faktura może przynieść szereg korzyści dla przedsiębiorców, jak:
- zmniejszenie kosztów – faktury są przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach IT przedsiębiorców;
- usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury: zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe oznacza cyfryzację i automatyzację obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników;
- zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami i wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych;
- brak duplikatów faktur – nie ma możliwości zagubienia lub zniszczenia faktury;
- wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta, stała dostępność kontrahenta do faktur w systemie KseF;
- zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego nabywców towarów lub usług;
- jeden stały format faktury z danymi ułożonymi w porządku określonym we wzorze faktury – zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych i oszczędność czasu pracowników firm;
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych uprawnia podatnika do zwrotu VAT w skróconym o 1/3 terminie – z 60 do 40 dni;
- uproszczenie rozliczania faktur ustrukturyzowanych korygujących in minus: u wystawcy z momentem jej wystawienia, a u nabywcy, jeśli wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych – z chwilą otrzymania faktury w KseF;
- przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te są automatycznie dostępne dla administracji w KSeF.
Faktury są przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach IT przedsiębiorców.
Uzyskanie dostępu do KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych odbywa się po uwierzytelnieniu podmiotów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub Podpisu Zaufanego – bezpośrednio w KSeF. Zapewnia to bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi nieposiadający pieczęci kwalifikowanej mogą uzyskać dostęp do KSeF poprzez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. W ten sposób wyznaczana jest osoba fizyczna, która będzie zarządzać uprawnieniami elektronicznie w systemie.
System faktur ustrukturyzowanych (PEF) w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 1666) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej są systemami funkcjonującymi odrębnie.