Obowiązek zapłaty za faktury o wartości powyżej 15 000 zł na rachunek wskazany w nowym wykazie podatników VAT, jeśli wystawca faktury jest podatnikiem VAT czynnym, wchodzi w życie 1 stycznia 2020 r. Dopiero od tego dnia podatnik, podczas zapłaty na rachunek spoza wykazu, musi liczyć się z konsekwencjami w podatku dochodowym i z odpowiedzialnością solidarną w VAT.
Do 31 grudnia 2019 r. zapłata na rachunek spoza wykazu nie pociągała za sobą konsekwencji podatkowych.
Ta tzw. „biała lista podatników” zawiera w jednym miejscu wszystkie informacje o statusie podatników VAT. Weryfikacja formalna kontrahenta jest jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przy ocenie dochowania należytej staranności przez podatników, którzy sami nie popełnili oszustwa lub nie mieli świadomości, że dana transakcja służy oszustwu. Obejmuje ona m.in. sprawdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony oraz czy jest wpisany do wykazu podmiotów, które zostały wykreślone z rejestru jako podatnicy VAT lub nie zostali zarejestrowani.
Gdy np. płatność za transakcję zostanie zlecona na rachunek niewskazany na „białej liście”, a kontrahent zapłaci VAT, to przedsiębiorca nie poniesie odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta w części VAT. Niestety nie będzie mógł zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Kiedy zaś firma np. posiada rachunek bankowy kontrahenta, ale w wykazie podatników VAT wyświetla się komunikat o braku takiego rachunku, należy w ciągu 3 dni zawiadomić urząd skarbowy (właściwy dla wystawcy faktury) o numerze rachunku spoza wykazu, na który wykonano przelew. W przeciwnym razie od 1 stycznia 2020 r. przedsiębiorca musi liczyć się z konsekwencjami, czyli utratą możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów i zwiększeniem przy- chodów w PIT i CIT oraz odpowiedzialnością solidarną za zaległości kontrahenta w VAT.
Brak weryfikacji kontrahenta w wykazie powoduje negatywne konsekwencje, tj.:
niedochowanie należytej staranności,
brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów lub podważenie takiego zaliczenia (od 1 stycznia 2020 r.),
» ryzyko poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej VAT, który wynika z tej niezweryfikowanej płatności (od 1 stycznia 2020 r.).
Aby udowodnić weryfikację kontrahenta, należy wygenerować plik pdf zawierający informację o sprawdzaniu wykazu w konkretnym dniu na wybrany dzień i zachować go w formie elektronicznej (np. zrobić zrzut ekranu) lub wydrukować.
Negatywna weryfikacja podmiotu w wykazie podatników VAT powinna być również zachowana w celach dowodowych. Ponadto w zależności od celu weryfikacji (dochowanie należytej staranności czy też umożliwienie zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów dokonanej płatności) należy też wystąpić o potwierdzenie do naczelnika urzędu skarbowego, że podmiot jest podatnikiem VAT czynnym lub zwolnionym (podmiotowo albo przedmiotowo) bądź przedstawić zawiadomienie o zleceniu płatności na rachunek nieujawniony w wykazie na dzień dokonywania zlecenia. Możliwa jest bowiem sytuacja, że przedsiębiorca prowadzi działalność, a nie ma go w wykazie – jeśli: przedsiębiorca oczekuje na rejestrację do VAT lub gdy jest zwolniony podmiotowo z obowiązku złożenia zgłoszenia, np. z uwagi na nieprzekroczenie limitu sprzedaży w wysokości 200 tys. zł rocznie (w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT), bądź też w przypadku zwolnienia przedmiotowego.
W razie problemów technicznych związanych z dostępem do wykazu, należy zapisać komunikat o niedostępności (np. zrobić zrzut ekranu). Jednocześnie, aby uchronić się przed negatywnymi skutkami zapłaty na rachunek, który nie występuje w wykazie, można skorzystać z możliwości zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego – właściwego dla wystawcy faktury – o zleceniu przelewu na rachunek, którego nie ma na wykazie. Termin na złożenie zawiadomienia to 3 dni od dnia zlecenia przelewu.
Wykaz jest aktualizowany przez szefa KAS raz na dobę w każdy dzień roboczy (w godz. 22.00-00:00). Rachunki bankowe w wykazie są widoczne następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach danych KAS.
Zgłoszenia aktualizacyjne, tj. NIP-2, NIP-7, NIP-8 lub przez wnioski CEIDG-1 są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego.
W wykazie podatników VAT są wyłącznie rachunki rozliczeniowe lub imienne rachunki w SKOK, której podatnik jest członkiem, otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, czyli rachunki przeznaczone dla osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, o ile posiadają zdolność prawną, osób fizycznych prowadzących działalność zarobkową na własny rachunek, w tym osób będących przedsiębiorcami.
Aby dane dotyczące rachunków mogły znaleźć się w wykazie, muszą jednocześnie spełniać określone kryteria:
- rachunek musi być wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym,
- musi to być rachunek rozliczeniowy w rozumieniu Prawa bankowego lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- rachunek ten musi być potwierdzony w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej (STIR).
W wykazie podatników VAT nie ma numerów zagranicznych rachunków bankowych. Płatności na konto z wykazu dotyczą tylko tych podmiotów zagranicznych, które są zarejestrowane dla potrzeb VAT jako podatnicy VAT czynni w Polsce.
Tzw. rachunki wirtualne nie są zamieszczane w wykazie, gdyż nie są to rzeczywiste rachunki rozliczeniowe zgłaszane do urzędu skarbowego lub do CEiDG. Wykaz, po wpisaniu numeru rachunku wirtualnego, wyświetla jednak informację, że jest to rachunek powiązany z rachunkiem rozliczeniowym konkretnego podmiotu i podaje dane tego podmiotu.
Płatności za pomocą np. karty debetowej czy kredytowej lub szybkie płatności internetowe nie są uznawane za „płatności dokonane przelewem”, tzn. nie są objęte przepisami dotyczącymi wykazu podatników VAT.