Od 1 maja 2019 r. podatnicy zobowiązani do używania kas rejestrujących do prowadzenia ewidencji sprzedaży mają możliwość stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących: kas on-line.
Urządzenia te umożliwiają przekazywanie danych o sprzedaży rejestrowanej na kasach do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. Informacje te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji.
Możliwość stosowania kas on-line oznacza, że nie nakłada się obowiązku wymiany dotychczas używanych kas rejestrujących na kasy on-line – z wyjątkiem niektórych branż szczególnie narażonych na nieprawidłowości. Obowiązek używania kas przez podatników rozpoczynających działalność w danych branżach, a także obowiązek wymiany kas rejestrujących, na kasy on-line przedstawia się następująco:
branża paliwowa (sprzedaż paliw), usługi naprawy pojazdów i wulkanizacji – od 1.01.2020 r.,
branża gastronomiczna, usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania, sprzedaż węgla – od 1.07.2020 r.,
branża budowlana, usługi fryzjerskie i kosmetyczne, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawnicze oraz usługi typu fitness (wyłącznie w zakresie wstępu) – od 1.01.2021 r.
Stosowanie kas rejestrujących starego typu, poza wskazanymi wyżej branżami, jest możliwe do czasu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej – w przypadku kas z papierowym zapisem kopii. Jednocześnie, w celu sukcesywnej wymiany kas starego typu na kasy on-line wprowadzono terminy, po których nie będzie już można kupić kasy z elektronicznym (31 grudnia 2022 r.) lub papierowym zapisem kopii (31 sierpnia 2019 r.) – jednak można ich nadal używać.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących określa zasady używania kas on-line oraz kas starego typu, a także wprowadza nowe obowiązki dla użytkowników wszystkich rodzajów kas.
Zgodnie z ustawą, prawo do uzyskania kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej („ulga”), przysługuje podatnikom, u których:
- powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji w obowiązujących terminach przy zastosowaniu kas on-line;
- nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas on-line oraz dotychczas nie używali żadnych kas rejestrujących.
Podatnicy mogą odliczyć od VAT „ulgę” na zakup kas nabytych w związku z:
- powstaniem obowiązku i rozpoczęciem prowadzenia ewidencji lub
- dobrowolnym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji i nie stosowaniem dotychczas kas rejestrujących – w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.
Co ważne, „ulga” przysługuje tylko na zakup kas on-line. Z odliczenia mogą skorzystać także podatnicy, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku. „Ulga” przysługuje też tym podatnikom, którzy na podstawie ustawy zostali zobligowani do wymiany dotychczas stosowanych kas, na kasy on-line.